WDROŻENIE PO STRONIE KLIENTA — DOKUMENTY I ZGODY NA STRONIE WWW

Niniejszy przewodnik wskazuje, jakie elementy prawne i informacyjne Salon/Dystrybutor powinien umieścić na swojej stronie internetowej oraz w procesach obsługi, aby wdrożenie Ekosystemu Autera było zgodne z RODO i dobrymi praktykami. Treści dokumentów dostarcza Autera (Polityka prywatności, Polityka cookies, Klauzula RODO, Regulamin) — zadaniem Klienta jest ich publikacja we właściwych miejscach oraz dopięcie zgód w formularzach i telefonii.

Dokument ma charakter wdrożeniowy/instruktażowy, nie zastępuje porady prawnej. Ostateczne brzmienie i rozmieszczenie potwierdza dział prawny Klienta.

§ 1. Polityka prywatności — gdzie

• Stały link „Polityka prywatności” w STOPCE każdej podstrony serwisu.
• Link do Polityki prywatności przy każdym formularzu zbierającym dane oraz w banerze cookies.
• Dokument dostępny pod stałym adresem (np. /polityka-prywatnosci), możliwy do pobrania/wydruku.

§ 2. Polityka cookies + baner zgody — gdzie i jak

• Baner zgody na cookies wyświetlany przy pierwszej wizycie, PRZED załadowaniem cookies innych niż niezbędne (analityka, marketing).
• Baner z opcjami: „Akceptuj wszystkie”, „Tylko niezbędne”, „Ustawienia” — bez domyślnie zaznaczonych zgód marketingowych.
• Stały link „Ustawienia cookies” / „Zarządzaj zgodami” w stopce — umożliwiający zmianę lub wycofanie zgody w każdej chwili.
• Link „Polityka cookies” w banerze oraz w stopce.

§ 3. Klauzula informacyjna RODO (art. 13) — przy formularzach

• Pod KAŻDYM formularzem zbierającym dane (kontakt, zapytanie, wycena, umówienie jazdy próbnej, newsletter) — skrócona klauzula informacyjna + link do pełnej Polityki prywatności.
• Klauzula widoczna przed wysłaniem formularza (np. rozwijane „Informacja o przetwarzaniu danych” lub tekst pod polami).
• Obowiązek informacyjny nie wymaga zgody (checkboxa) — wystarczy udostępnienie informacji; checkboxy rezerwujemy dla zgód marketingowych (§ 4).

§ 4. Zgody marketingowe — osobne i dobrowolne

• Osobne, NIEzaznaczone domyślnie checkboxy zgód — rozdzielone wg kanału: kontakt telefoniczny, SMS, e-mail (marketing).
• Zgody sformułowane jasno, odrębnie od akceptacji regulaminu; brak zgody nie może blokować obsługi zapytania.
• Zapis treści zgody, daty i sposobu jej wyrażenia (rozliczalność) — w CRM lub systemie formularzy.

§ 5. Informacja o nagrywaniu rozmów

• Komunikat na POCZĄTKU połączenia (zapowiedź IVR lub pierwsza wypowiedź asystenta) — informacja o nagrywaniu, asystencie AI i celu.
• Informacja o nagrywaniu również na stronie „Kontakt” (przy numerach telefonów) z odesłaniem do Polityki prywatności.
• Dla połączeń wychodzących — analogiczna informacja na wstępie rozmowy.

§ 6. Informacja o asystencie AI (czat)

• W oknie czatu — krótka informacja, że rozmowa prowadzona jest z asystentem AI, wraz z linkiem do Polityki prywatności.
• Możliwość kontaktu z człowiekiem / pozostawienia danych — zgodnie z dobrymi praktykami przejrzystości.

§ 7. Dane administratora i kontakt

• Wskazanie administratora danych (Salon/Dystrybutor) oraz danych kontaktowych w sprawach danych (e-mail, ewentualnie inspektor ochrony danych) — w Polityce prywatności i klauzuli.
• Spójność z danymi rejestrowymi i z aktualnymi politykami Klienta (np. wspólny IOD grupy, jeśli powołano).

§ 8. Czynności organizacyjne (poza stroną WWW)

• Podpisanie z Auterą umowy powierzenia (DPA) oraz akceptacja listy Sub-procesorów i transferu poza EOG.
• Aktualizacja własnego rejestru czynności przetwarzania o nowe operacje (obsługa leadów, nagrywanie, analiza AI) i nowych odbiorców (Autera + Sub-procesorzy).
• Aktualizacja istniejących polityk Klienta o informacje o asystencie AI, nagrywaniu i transferze poza EOG.
• Nadanie upoważnień do przetwarzania pracownikom korzystającym z narzędzi; krótkie szkolenie zespołu.

§ 9. Lista kontrolna (checklist)

• ☐ Link „Polityka prywatności” w stopce wszystkich podstron
• ☐ Baner cookies (blokada cookies nie-niezbędnych do zgody) + „Ustawienia cookies” w stopce
• ☐ Link „Polityka cookies” w banerze i stopce
• ☐ Klauzula RODO + link do polityki pod każdym formularzem
• ☐ Osobne, niezaznaczone zgody marketingowe (telefon / SMS / e-mail) z zapisem rozliczalności
• ☐ Informacja o nagrywaniu na początku rozmów + na stronie „Kontakt”
• ☐ Informacja o asystencie AI w oknie czatu
• ☐ Dane administratora i kontakt ws. danych w politykach
• ☐ Podpisane DPA + akceptacja Sub-procesorów i transferu poza EOG
• ☐ Zaktualizowany rejestr czynności i polityki wewnętrzne; upoważnienia i szkolenie zespołu

Po stronie Autery dostarczamy gotowe treści (Polityka prywatności, Cookies, Klauzula RODO, Regulamin) oraz wspieramy techniczne osadzenie banera cookies i klauzul w formularzach budowanych w ramach wdrożenia.