POLITYKA PRYWATNOŚCI

Niniejsza Polityka opisuje zasady przetwarzania danych osobowych oraz prawa osób, których dane dotyczą, w związku z korzystaniem z Ekosystemu Autera i udostępnianych w jego ramach narzędzi (czat, formularze, asystent głosowy, strony salonów, marketplace). Dokładamy starań, aby przetwarzanie było zgodne z RODO oraz zasadą przejrzystości.

§ 1. Administrator i kontakt

1. Administratorem danych w zakresie serwisu autera.aprohub.pl oraz funkcjonowania Ekosystemu jest Autera sp. z o.o. z siedzibą w ____________, ul. ____________, ____________, wpisaną do rejestru przedsiębiorców KRS pod nr ____________, NIP ____________, REGON ____________, kapitał zakładowy ____________ zł, reprezentowana przez ____________ („Autera”).

2. W zakresie danych klientów (leadów) pozyskiwanych na rzecz salonu Administratorem jest odpowiedni salon lub dystrybutor, a Autera działa jako podmiot przetwarzający na podstawie umowy powierzenia (DPA).

3. Kontakt w sprawach danych osobowych: [DO UZUPEŁNIENIA: adres e-mail / dane inspektora ochrony danych, jeśli powołano].

§ 2. Zakres przetwarzanych danych

• dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię, nazwisko, telefon, e-mail;
• dane dotyczące zapytania: marka/model, budżet, preferencje, forma finansowania, treść korespondencji i rozmów;
• nagrania i transkrypcje rozmów telefonicznych oraz metadane połączeń;
• dane techniczne: adres IP, identyfikatory urządzenia i sesji, pliki cookie;
• dane służbowe handlowców — w zakresie analizy jakości rozmów.

§ 3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

• obsługa zapytania, kontakt i umówienie jazdy próbnej — art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa lub działania przed jej zawarciem);
• obsługa leadów, analiza jakości i doskonalenie procesu sprzedaży, marketing własny, zapewnienie bezpieczeństwa oraz dochodzenie i obrona roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes);
• działania marketingowe wymagające zgody oraz pliki cookie inne niż niezbędne — art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda);
• wypełnienie obowiązków prawnych (np. rachunkowo-podatkowych) — art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

§ 4. Asystent AI, nagrywanie i automatyzacja

1. W obsłudze wykorzystujemy narzędzia sztucznej inteligencji (czat oraz asystent głosowy). Rozmowy telefoniczne mogą być nagrywane i transkrybowane w celu obsługi zapytania oraz poprawy jakości — o czym informujemy na początku rozmowy.

2. Nie podejmujemy wobec osób decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływających na osobę (art. 22 RODO), chyba że na podstawie odrębnej zgody lub przepisu prawa.

§ 5. Odbiorcy danych i podmioty przetwarzające

Dane mogą być powierzane podmiotom wspierającym działanie Ekosystemu: dostawcom modeli AI (OpenAI), telefonii (Twilio), transkrypcji (AssemblyAI), hostingu oraz usług IT, a także — w razie potrzeby — doradcom prawnym i księgowym. Zakres i zasady powierzenia określa DPA.

§ 6. Przekazywanie danych poza EOG

Część odbiorców ma siedzibę w USA. Przekazywanie odbywa się na podstawie EU–US Data Privacy Framework oraz/lub standardowych klauzul umownych (SCC), z zastosowaniem dodatkowych zabezpieczeń. Kopię odpowiednich zabezpieczeń można uzyskać, kontaktując się z nami.

§ 7. Okres przechowywania

• dane leadów — przez czas obsługi sprawy oraz do upływu terminów przedawnienia ewentualnych roszczeń;
• nagrania i transkrypcje — przez okres niezbędny do celu, nie dłużej niż [DO UZUPEŁNIENIA, np. 12 miesięcy];
• dane rozliczeniowe — przez okres wymagany przepisami prawa (co do zasady 5 lat);
• dane przetwarzane na podstawie zgody — do czasu jej wycofania.

§ 8. Prawa osób, których dane dotyczą

Przysługuje prawo dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu (wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie) oraz cofnięcia zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed cofnięciem). Przysługuje także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

§ 9. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do obsługi zapytania, kontaktu oraz umówienia jazdy próbnej; brak podania danych uniemożliwia realizację tych celów.

§ 10. Pliki cookie

Zasady stosowania plików cookie oraz technologii podobnych określa odrębna Polityka cookies.

§ 11. Zmiany Polityki

Polityka może być okresowo aktualizowana. Obowiązuje wersja opublikowana w serwisie wraz ze wskazaną datą; o istotnych zmianach informujemy w sposób zwyczajowo przyjęty.